Formalités d'inscription à l'UTL

Avertissements

Les personnes qui ne sont pas inscrites ne sont pas autorisées à suivre les activités, même de manière ponctuelle. Elles ne pourraient être couvertes par notre contrat d’assurance en cas de dommage ou de sinistre.

Le programme a valeur de document d’information et ne saurait engager l'association si, pour des raisons économiques (effectifs des groupes), pratiques (problèmes logistiques, changement d’enseignants) ou éthiques, il s’avérait nécessaire d’annuler ou de modifier tout ou partie de son activité.

Conditions de fonctionnement

• Le nombre minimum d’inscrits par groupe est de 10 personnes, sauf exceptions pour certaines activités. En deçà, les groupes seront dissous avec remboursement des participants ; hors les cotisations, aucun dédommagement ne sera effectué. Dans la mesure du possible, il sera proposé aux étudiants de rejoindre un autre groupe de la même activité et d’un niveau similaire. Cette rentrée universitaire étant conditionnée au respect des consignes sanitaires liées à la pandémie de Covid-19, la taille des groupes pourra faire l'objet d'aménagements.
• La cotisation annuelle demandée pour chaque activité correspond au choix d’un seul groupe.
• Les matériels et livres nécessaires aux activités sont à la charge de l’étudiant, sauf quand le programme le mentionne expressément.
• Si vous vous inscrivez en cours d’année, à partir du mois de janvier, il vous sera demandé un montant de cotisations (cotisation de base et cotisations supplémentaires) au prorata des trimestres :  
  • inscription entre janvier et mars : 2/3 des cotisations à régler ;
  • inscription à partir d’avril : 1/3 des cotisations à régler.

Nota : pour une inscription entre septembre et décembre, l’intégralité des cotisations est donc à régler.

• Pour que votre inscription soit prise en compte, il est impératif de compléter la fiche d’inscription et de la retourner à l’OAREIL accompagnée du règlement correspondant. Les inscriptions sont ensuite enregistrées par ordre chronologique d’arrivée. Un mail automatique de confirmation d’inscription vous sera envoyé dès que votre fiche aura été saisie informatiquement par nos services. Le fait d’être inscrit(e) sur une éventuelle liste du responsable ne vous donne aucune priorité. Une fiche d’inscription complémentaire/modification d’activité est également à votre disposition pour le cas où vous voudriez rajouter une activité (ou un stage) en cours d’année ou bien modifier une activité.
  IMPORTANT : aucune inscription ne sera prise avant le 21 juin.
• L’OAREIL ne s’engage pas pour les prochaines années à maintenir tous les niveaux des activités. Ce maintien dépend des conditions matérielles, pédagogiques et des effectifs de chaque groupe. À deux reprises (en septembre et aux vacances de Toussaint), des groupes ou des activités peuvent être annulés pour cause d’effectifs insuffisants, mais d’autres décisions peuvent être prises en cours d’année en raison d’évènements imprévus. Selon l'évolution des conditions sanitaires, l'OAREIL aura toute latitude pour déplacer si besoin certains cours dans d'autres locaux que ceux programmés initialement, afin d'ajuster au mieux les effectifs suivant les jauges imposées.
• Le passage d’un niveau à l’autre n’est pas automatique ; aucune place ne peut être réservée.
• Pour toute activité physique, il est obligatoire de joindre à la fiche d’inscription un certificat médical DE MOINS DE 6 MOIS. Toute personne n’ayant pas accompli cette formalité sera refusée.
• En cas d’absence d’un intervenant, le ou les cours seront rattrapés durant les périodes de vacances scolaires et/ou sur le mois de juin, après la date d’arrêt des activités. De même pour les jours fériés, excepté le 1er mai.
• Toute demande d’annulation réceptionnée après le vendredi 22 octobre 2021 ne pourra être prise en compte pour les personnes inscrites avant la rentrée. Pour celles inscrites en cours d’année, le délai est fixé à un mois à compter du jour de réception de l’inscription.
  Une dérogation aux règles de remboursement ci-dessus est possible sur présentation d’un certificat médical : dans ce cas-là, le remboursement prendra effet à la date de réception du certificat médical.
  Vous devez nous informer de votre demande d’annulation par courrier et nous retourner impérativement votre carte d’étudiant. Ces formalités accomplies, le remboursement s’effectuera au prorata temporis, y compris dans le cas d’annulations de groupes ou d’activités à l’initiative de l’OAREIL.
  Fiche de demande de remboursement à votre disposition.
• Les demandes de modification d’activités à l’initiative des étudiants peuvent entraîner des différentiels de cotisations.
• Si la demande de modification est effectuée avant le 22 octobre ou dans le mois qui suit l’inscription, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’étudiant sera remboursé, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’Oareil sera à régler par l’étudiant.  Exemple : l’étudiant renonce à une activité à 151 euros, pour basculer sur un cours à 110 euros. L’Oareil rembourse la différence, soit 41 euros. A l’inverse, l’étudiant devra régler le supplément, soit 41 euros, s’il prend un cours de 151 euros au lieu de 110.
• Si la demande de modification est effectuée après le 22 octobre ou plus d’un mois après l’inscription, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’étudiant ne sera pas remboursé, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’Oareil sera à régler par l’étudiant. Exemple : léétudiant renonce à une activité à 151 euros, pour bascule sur un cours à 110 euros. L’Oareil ne rembourse pas la différence. A l’inverse, l’étudiant devra régler le supplément, soit 41 euros, s’il prend un cours de 151 euros au lieu de 110.
• En raison d’un accord de partenariat avec la ville de Bordeaux, les détenteurs du PASS SENIOR peuvent bénéficier d’une cotisation de base à 50 euros au lieu de 65 euros, à la condition expresse de ne l'avoir jamais présenté lors d'une inscription antérieure. Pour profiter de cet avantage, qui n’est pas cumulable avec un autre avantage indiqué dans ce programme, il suffit de joindre au bulletin d’inscription une photocopie du Pass Senior à votre nom.
• Si vous êtes bénéficiaire de l’Allocation de solidarité spécifique (ASS), de l’Allocation d’adulte handicapé (ne concerne pas les titulaires de la carte d’invalidité), de l’Allocation de solidarité aux personnes âgées (Aspa) ou du Revenu de solidarité active (RSA), vous pouvez bénéficier, sur présentation d’un justificatif, d’une cotisation de base à 16 euros au lieu de 65 euros. Les cotisations supplémentaires restent dues dans leur totalité.
• Le programme des activités est disponible chaque année le 20 juin sur le site internet de l'Oareil (ou jour suivant en cas de week-end ou jour férié). Il est adressé par voie postale au domicile des étudiants de l'année en cours.
• Une carte d’étudiant est délivrée à toute personne inscrite à l’UTL. Ces cartes sont envoyées aux intéressé(e)s dans un délai d’un mois (le mois d’août excepté) après la validation de l’inscription pour laquelle vous aurez reçu un mail.

• Une nouveauté cette année : 14 cours annuels vous sont proposés exclusivement en visio, via la plateforme Zoom. Vous les retrouverez dans les pages du programme, avec la mention "Nouveau !! En visio". La cotisation est identique à celle des cours en présentiel. Deux conférences sont aussi programmées sous ce format entre octobre et novembre. Le bulletin semestriel, publié au mois de décembre, fera également apparaître celles proposées sous cette forme avec la mention "Nouveau !! En visio".
• Restrictions sanitaires : le présent programme est envisagé dans la perspective d'un retour en salles. Si la situation pandémique devait à nouveau se dégrader à la rentrée, tous les cours susceptibles d'être dispensés à distance  (visio ou autre support numérique) le seront.
• Salles extérieures  non accessibles : à l'heure où le programme est confectionné, nous ne sommes pas assurés de pouvoir bénéficier de toutes les salles mises à disposition de l'Oareil. Pour le cas où certains ne pourraient nous être octroyés par les communes/structures partenaires (Blanquefort, Bordeaux - ainsi que le centre d'animation Robert Schuman et le conservatoire régional -, Cenon, Mérignac, Pessac, Saint-Médard-en-Jalles, Talence, Villenave d'Ornon), les cours impactés ne seraient pas annulés, mais transformés en cours à distance.
• Autre nouveauté : un espace étudiant sera accessible à chacun(e) d'entre vous depuis notre site internet. À partir de septembre, vous y retrouverez toutes les informations relatives aux cours sur lesquels vous êtes inscrit(e), et bénéficierez d'un lien pour accéder aux supports qui pourraient être mis à votre disposition par vos enseignant(e)s.

Comment s'inscrire ?

Après avoir pris connaissance des conditions de fonctionnement (ci-avant) et des informations ci-après, remplir la fiche d'inscription.

Votre dossier doit comporter :

• la fiche d'inscription dûment remplie en complétant toutes les colonnes ;
• un certificat médical de moins de 6 mois, obligatoire pour toute activité physique ;
• le règlement par chèque au nom de l’OAREIL. Pas de possibilité de règlement par carte bancaire.

Tout dossier incomplet ne pourra être traité jusqu'à réception de tous les éventuels documents nécessaires.

Cotisation de base

Elle est obligatoire et renouvelable chaque année. Elle permet notamment, outre la prise en compte des frais généraux, sans autres frais :

• de recevoir le programme annuel, le bulletin semestriel, ainsi que, par mail, Liaisons, le journal de l'UTL Bordeaux-Métropole  ;
• de participer aux  conférences-débats ;
• d’avoir accès aux activités suivantes, sous réserve de places disponibles : groupe de rencontre pour les familles accompagnant un parent âgé - histoire de l'art (M. Michaud) - histoire de la médecine occidentale – lecture – marche nordique – parcours linguistiques – patrimoine culturel – randonnées pédestres – club des étudiants étrangers - stage de prévention routière.
• Nouveau !! Pour tout parrainage (feuillet rose à remplir), le parrain et le parrainé bénéficieront chacun de 15 euros de déduction sur la cotisation de base. Nota : si le parrain souhaite parrainer plusieurs personnes, la réduction ne s'appliquera en revanche qu'une fois.

Cotisations supplémentaires

Elles sont indiquées pour chaque activité dans le programme. Le montant demandé correspond à un groupe. En fonction de vos choix, vous devez en effectuer le règlement en même temps que la cotisation de base.

Aucune autre somme ne vous sera demandée en dehors de ces cotisations.

Lorsque vous choisissez plusieurs activités, quel que soit le cas de figure, nous vous remercions d'établir UN CHÈQUE UNIQUE correspondant à la totalité des sommes et libellé à l’ordre de l'OAREIL.

Une carte d’étudiant vous sera adressée. Elle mentionnera la ou les activité(s) à cotisation supplémentaire que vous aurez choisie(s). Cette carte devra être en votre possession lorsque vous assisterez à ces activités en vue d'un éventuel contrôle ; il en sera de même pour les conférences.

Pour tout changement concernant votre choix initial, vous devrez le faire enregistrer auprès du secrétariat de Lafayette.

Dossier d'inscription complet

Aucun accueil et aucune inscription ne seront effectués
à l'OAREIL*, Université de Bordeaux
3 ter place de la Victoire - Bordeaux

*Office Aquitain de Recherches, d'Études, d'Informations et de Liaisons sur les problèmes des personnes agées.

Comment remplir votre fiche d'inscription avec les codes d'activités ?

Pour indiquer vos souhaits d’activités, vous n’avez pas besoin d’écrire ni le jour/l’heure du cours, ni le nom du professeur, ni la commune. Un système de codage d’une grande simplicité est à renseigner pour limiter les erreurs de transcription et de saisie !

Où trouver le code pour l’activité choisie ?

Sur la ligne correspondant à votre créneau horaire et/ou groupe :

Comment indiquer vos choix sur la fiche d'inscription ?

Choisissez votre niveau, jour/heure et professeur, puis inscrivez sur votre fiche d'inscription le code correspondant. Et c'est terminé !

Exemple :

Et pour les stages ?

Vous trouverez le code dans le tableau, à droite du nom du responsable d'activité.

Exemple :