Formalités d'inscription à l'UTL

Avertissements

Les personnes qui ne sont pas inscrites ne sont pas autorisées à suivre les activités, même de manière ponctuelle. Elles ne pourraient être couvertes par notre contrat d’assurance en cas de dommage ou de sinistre.

Le programme a valeur de document d’information et ne saurait engager l'association si, pour des raisons économiques (effectifs des groupes), pratiques (problèmes logistiques, changement d’enseignants) ou éthiques, il s’avérait nécessaire d’annuler ou de modifier tout ou partie de son activité.

LES INSCRIPTIONS
Comment vous inscrire ?

Pour que votre inscription soit prise en compte, il est impératif de compléter la fiche d’inscription et de la retourner à l’Oareil accompagnée du règlement correspondant. Les inscriptions sont ensuite enregistrées par ordre chronologique d’arrivée. Un mail automatique de confirmation d’inscription vous sera envoyé dès que votre fiche aura été saisie informatiquement par nos services. Vous saurez ainsi que votre inscription est bien enregistrée.

Nota : Le passage d’un niveau à l’autre n’est pas automatique ; aucune place ne peut être réservée.

IMPORTANT : aucune inscription ne sera prise avant le 20 juin.

Votre dossier doit comporter :

• la fiche d'inscription dûment remplie en complétant toutes les colonnes ;
• un certificat médical de moins de 6 mois, obligatoire pour toute activité physique ;
• le règlement par chèque au nom de l’Oareil. Le règlement par carte bancaire ne sera pas proposé à cette rentrée.

Si vous vous inscrivez en cours d’année, à partir du mois de janvier, il vous sera demandé un montant de cotisations (cotisation de base et cotisations supplémentaires) au prorata des trimestres :

• inscription entre janvier et mars : 2/3 des cotisations à régler ;
• inscription à partir d’avril : 1/3 des cotisations à régler.

Pour une inscription entre septembre et décembre, l’intégralité des cotisations est donc à régler.

TOUT DOSSIER INCOMPLET NE POURRA ÊTRE PRIS EN COMPTE ET VOUS SERA RETOURNÉ !

DOSSIER D’INSCRIPTION COMPLET À ADRESSER PAR COURRIER À :

Oareil

Université de Bordeaux

3 ter place de la Victoire

33076 BORDEAUX Cedex

Nota : Le programme des activités est disponible chaque année le 20 juin (ou jour suivant en cas de week-end ou jour férié). Les étudiants de l’année en cours le reçoivent automatiquement à leur domicile les jours qui précèdent cette date.

LES COTISATIONS

COTISATION DE BASE

Elle est obligatoire et renouvelable chaque année. Elle se compose de :

1 – L’adhésion à l’association Oareil

Elle couvre votre assurance pour les activités suivies et vous permet de participer à la gouvernance de l’association par l’intermédiaire de vos représentants des étudiants.

2 – Les droits d’inscription

Ils permettent notamment, outre la prise en compte des frais généraux :

• de recevoir le programme annuel, le bulletin semestriel ainsi que, par mail, Liaisons, le journal de l’UTL Bordeaux-Métropole ;
• de participer aux conférences-débats ;
• d’avoir accès aux activités suivantes, sous réserve de places disponibles : groupe de rencontre pour les familles accompagnant un parent âgé – patrimoine culturel et sciences – stage de prévention routière – Visites du Frac ;
• de recevoir votre carte d’étudiant annuelle, qui ouvre droit à de nombreux avantages. Présentez-la dans les établissements culturels, gastronomiques, etc., en Gironde et ailleurs ! Elle vous permet également de profiter de séances d’ostéopathie à 10 euros (au lieu de 25) au collège ostéopathique de Bordeaux/clinique pédagogique, situé 89 quai des Chartrons à Bordeaux.

En raison d’un accord de partenariat avec la ville de Bordeaux, les détenteurs du Pass Senior peuvent bénéficier d’une cotisation de base à 50 euros au lieu de 65 euros, à la condition expresse de ne l’avoir jamais présenté lors d’une inscription antérieure. Pour profiter de cet avantage, qui n’est pas cumulable avec un autre avantage indiqué dans ce programme, il suffit de joindre au bulletin d’inscription une photocopie du Pass Senior à votre nom.

Si vous êtes bénéficiaire de l’Allocation de solidarité spécifique (ASS), de l’Allocation d’adulte handicapé (ne concerne pas les titulaires de la carte d’invalidité), de l’Allocation de solidarité aux personnes âgées (Aspa) ou du Revenu de solidarité active (RSA), vous pouvez bénéficier, sur présentation d’un justificatif, d’une cotisation de base à 15 euros. Les cotisations supplémentaires restent dues dans leur totalité.

Si vous vous inscrivez uniquement à des stages (programmés aux vacances), et non sur une activité régulière, la cotisation de base est alors de 15 euros seulement.

COTISATIONS SUPPLÉMENTAIRES DES ACTIVITES

Elles sont indiquées pour chaque activité dans le programme. Le montant demandé correspond à un groupe. En fonction de vos choix, vous devez en effectuer le règlement en même temps que la cotisation de base.
Aucune autre somme ne vous sera demandée en dehors de ces cotisations.
Lorsque vous choisissez plusieurs activités, le règlement s’effectue par un chèque unique correspondant à la totalité des sommes et libellé à l’ordre de l'Oareil. Une facilité de paiement en trois chèques, sans frais, vous est accordée. L’ensemble des chèques devra alors nous parvenir ; ils seront encaissés au mois de septembre, octobre et novembre. Le premier chèque devra obligatoirement couvrir au minimum votre cotisation de base.

COTISATIONS SUPPLÉMENTAIRES DES STAGES

Si vous souhaitez uniquement accéder aux stages, vous pouvez seulement vous acquitter du droit d’adhésion de 15 euros et rajouter le coût du stage choisi. Pour bénéficier de la carte étudiante et des avantages associés, les droits d’inscription de 50 euros sont appelés. Précisez alors la souscription de la cotisation de base.

Modifications dans les activités

Les demandes de modification d’activités à l’initiative des étudiants peuvent entraîner des différentiels de cotisations.

Si la demande de modification est effectuée avant le 22 octobre ou dans le mois qui suit l’inscription, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’étudiant sera remboursé, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’Oareil sera à régler par l’étudiant. Exemple : l’étudiant renonce à une activité à 151 euros, pour basculer sur un cours à 110 euros. L’Oareil rembourse la différence, soit 41 euros. À l’inverse, l’étudiant devra régler le supplément, soit 41 euros, s’il prend un cours de 151 euros au lieu de 110.

Si la demande de modification est effectuée après le 22 octobre ou plus d’un mois après l’inscription, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’étudiant ne sera pas remboursé, le différentiel de cotisation à l’avantage de l’Oareil sera à régler par l’étudiant. Exemple : l’étudiant renonce à une activité à 151 euros, pour basculer sur un cours à 110 euros. L’Oareil ne rembourse pas la différence. À l’inverse, l’étudiant devra régler le supplément, soit 41 euros, s’il prend un cours de 151 euros au lieu de 110.

LES ANNULATIONS

Du fait de l’Oareil

L’Oareil ne s’engage pas pour les prochaines années à maintenir tous les niveaux des activités. Ce maintien dépend des conditions matérielles, pédagogiques et des effectifs de chaque groupe. À trois reprises (fin juillet, en septembre et aux vacances de Toussaint), des groupes ou des activités peuvent être annulés pour cause d’effectifs insuffisants, mais d’autres décisions peuvent être prises en cours d’année en raison d’évènements imprévus. Selon l’évolution des conditions sanitaires, l’Oareil aura toute latitude pour déplacer si besoin certains cours dans d’autres locaux que ceux programmés initialement, afin d’ajuster au mieux les effectifs suivant les jauges imposées.

En deçà d’un nombre minimum d’inscrits, les groupes seront dissous avec remboursement des participants. La cotisation que vous aurez réglée pour l’activité vous sera alors remboursée. Si vous ne souhaitez pas bénéficier des avantages liés à votre statut d’étudiant, l’Oareil vous remboursera à titre exceptionnel l’adhésion et les droits d’inscription. Dans la mesure du possible, il sera proposé aux étudiants de rejoindre un autre groupe de la même activité et d’un niveau similaire.

Pour le cas où certaines salles extérieures ne pourraient nous être mises à disposition par les communes/structures partenaires (Blanquefort, Bordeaux, Cenon, Mérignac, Pessac, Saint-Médard-en-Jalles, Talence), les cours impactés ne seraient pas annulés, mais transformés en cours à distance dans la mesure du possible.

À votre demande

Toute demande d’annulation réceptionnée après le vendredi 21 octobre 2022 ne pourra être prise en compte pour les personnes inscrites avant la rentrée. Pour celles inscrites en cours d’année, le délai est fixé à un mois à compter du jour de réception de l’inscription.

Une dérogation aux règles de remboursement ci-dessus est possible sur présentation d’un certificat médical : dans ce cas-là, le remboursement prendra effet à la date de réception du certificat médical.

Vous devez nous informer de votre demande d’annulation par courrier. Ces formalités accomplies, le remboursement s’effectuera au prorata temporis, y compris dans le cas d’annulations de groupes ou d’activités à l’initiative de l’Oareil.

À PROPOS DES ACTIVITÉS...

Les cours à distance

Cette année encore : 14 cours annuels vous sont proposés exclusivement en visio, via la plateforme Zoom. Vous les retrouverez dans les pages du programme, avec la mention «  En visio – RDV sur la plateforme Zoom ». La cotisation est identique à celle des cours en présentiel. Des conférences sont aussi programmées sous ce format.

Restrictions sanitaires : sur décision préfectorale ou gouvernementale, tous les cours susceptibles d’être dispensés à distance (visio ou autre support numérique) le seront.

Les visites de musées

L’inscription, effectuée via la fiche générale de vœux, vous engage dans la mesure où nous transmettons ensuite la liste des inscrits au musée et qu’un(e) guide vous y attend. Par respect, merci d’informer dès que possible le secrétariat de Lafayette si vous deviez annuler votre visite. Cela permettra à des personnes inscrites sur la liste d’attente d’en bénéficier, et de procéder au remboursement du coût réglé pour l’exposition, à la condition expresse que votre demande nous parvienne au plus tard 10 jours avant la date de la visite.

Aucune demande de remboursement ne sera prise en compte à partir de cette date.

Si l’annulation d’une visite devait être du fait de l’Oareil ou du musée, vous seriez alors remboursé(e) dans les plus brefs délais par l’envoi d’un chèque à votre domicile.

Accès aux cours et conférences de l’Oareil

Une carte d’étudiant est délivrée à toute personne inscrite à l’UTL. L’envoi s’échelonne de juillet à septembre pour les inscriptions effectuées avant la rentrée universitaire.

Cette carte mentionnera la ou les activité(s) que vous aurez choisie(s). Elle devra être en votre possession lorsque vous assisterez à ces activités en vue d’un éventuel contrôle ; il en sera de même pour les conférences. Pour tout changement concernant votre choix initial, il est important que vous la fassiez modifier auprès du secrétariat de Lafayette.

Un espace étudiant est accessible à chacun(e) d’entre vous depuis le site internet www.oareil.org, grâce à un mot de passe unique, qui vous est transmis en début d’année, et que vous pouvez modifier par la suite si vous le désirez. Vous y retrouverez toutes les informations relatives aux cours sur lesquels vous êtes inscrit(e), et bénéficierez d’un lien pour accéder aux supports mis à votre disposition par vos enseignant(e)s.

Les matériels et livres nécessaires aux activités sont à la charge de l’étudiant, sauf quand le programme le mentionne expressément.

En cas d’absence d’un intervenant, le ou les cours seront rattrapés durant les périodes de vacances scolaires et/ou sur le mois de juin, après la date d’arrêt des activités. De même pour les jours fériés, excepté le 1^er mai.

PARRAINAGE(S)

Pour tout parrainage, le parrain et le parrainé bénéficieront chacun de 15 euros de déduction sur la cotisation de base. Pour y prétendre, il suffit au parrainé de compléter le verso du feuillet rose* que le parrain aura reçu dans l’enveloppe contenant le programme UTL en juin, et de le joindre au dossier d’inscription.

Comment bénéficier de la réduction ?

Le parrainé ajoute sur la fiche de vœux d’activités une ligne :

« Parrainage : - 15 € » et les déduit immédiatement du coût total.

Le parrain ne porte quant à lui pas mention de cette déduction. Celle-ci sera effectuée automatiquement par notre secrétariat, une fois le parrainé inscrit. Un chèque de remboursement de 15 euros sera envoyé. Nota : si le parrain parraine plusieurs personnes, la réduction ne s’appliquera qu’une fois.

* Ces feuillets sont également disponibles à l’accueil du 3 rue Lafayette à Bordeaux.

CHÈQUES CADEAUX

Des fêtes, des anniversaires, des événements… À chaque occasion qui nous permet d’offrir un cadeau à ceux qui nous sont proches, il faut se creuser la tête…

Et si l’Université du Temps Libre devenait un cadeau original, une surprise ?

Cent dix activités différentes, de la culture aux loisirs, des activités physiques aux langues étrangères, autant de possibilités et d’idées entre lesquelles vous n’aurez pas à choisir !

Venez acquérir des chèques cadeaux et laissez à la personne à qui vous les offrez la possibilité de choisir ses activités. Simple, facile, respectueux des goûts de chacun ! Le plaisir de choisir, le choix du plaisir…

Chèques de 20 €, de 50 €, de 65 € pour la cotisation de base, toutes les options sont donc possibles, toutes les incitations permises...
Et pas de date de péremption ! Les chèques sont valables pour l’année en cours et le restent pour les prochaines rentrées.
Ils sont à votre disposition à l’accueil, au 3 rue Lafayette à Bordeaux.

COMMENT REMPLIR VOTRE FICHE D’INSCRIPTION
AVEC LES CODES D’ACTIVITÉS ?

 Pour indiquer vos souhaits d’activités, vous n’avez pas besoin d’écrire ni le jour/l’heure du cours, ni le nom du professeur, ni la commune. Un système de codage d’une grande simplicité vous est proposé pour limiter les erreurs de transcription et de saisie.

Où trouver le code pour l’activité choisie ?

Sur la ligne correspondant à votre créneau horaire et/ou groupe :

Comment indiquer vos choix sur la fiche d’inscription ?

Choisissez votre niveau, jour/heure et professeur, puis inscrivez sur votre fiche d’inscription le code correspondant. Et c’est terminé !

Exemple :

Et pour les stages et visites de musées ?

Le principe reste le même : indiquez l’intitulé du stage/de la sortie, puis le code qui lui est associé.

Exemple :